Du möchtest gerne ein Terminbuchungstool wie z.B. Calendly oder SimplyBook auf Deiner Website implementieren oder ein vorhandenes besser einsetzen? Sehr gut. Dabei gibt es einige wichtige, grundlegende Dinge zu beachten. Vermeide häufige Fehler und erspare Dir die damit verbundenen Probleme.
Worauf es ankommt, erfährst Du in diesem Artikel. Viel Freude und Erkenntnis beim Lesen!
Pop-up, Inline-Einbettung oder externe Buchungsseite
Grundsätzlich gibt es 3 verschiedene Möglichkeiten, ein Terminbuchungstool auf Deiner Website zu integrieren. Entweder nutzt Du ein Pop-up, in welchem die Buchung stattfindet, Du bindest es auf einer entsprechend dafür angelegten Seite bzw. an passender Stelle auf einer vorhandenen Seite ein oder Du platzierst einen Link zu einer externen Buchungsseite.
Pop-up
Die Implementierungsform, die ich überwiegend verwende, ist das Pop-up. Du kannst es flexibel an jeder Stelle Deiner Webseiten via Button, Linktext, etc. erscheinen lassen. Das sich öffnende Pop-up funktioniert auf jeder Seite gleich gut, egal, welches Design und Layout im Hintergrund vorhanden ist.
Der größte Vorteil liegt meiner Ansicht nach darin, dass Deine Seite im Hintergrund präsent bleibt. Warum ist das so ein großer Vorteil? Du möchtest Deinen Nutzern die Möglichkeit geben, an bestimmten Stellen, z.B. während einer Angebotsbeschreibung, einen Termin zu buchen – wunderbar. Du solltest dabei jedoch unbedingt verhindern, dass die Nutzer dazu die aktuelle Seite verlassen müssen.
Stell Dir vor, jemand liest sich gerade Dein Angebot durch. Sein Interesse wird geweckt und er klickt auf den Terminbutton. Er stellt fest, dass gerade kein passender Termin für ihn dabei ist oder – und das kommt häufig vor – er wollte einfach mal seiner Neugierde nachgehen und schauen, was passiert. Viele wollen sehen, welche Termine grundsätzlich zur Verfügung stehen, wie eine Terminvereinbarung abläuft, usw.
Wenn nun jemand Deine Terminbuchung aufruft, ohne einen Termin zu vereinbaren, dann ist er – außer sie war genau dort via Inline-Einbettung integriert – nicht mehr auf der Angebotsseite, die doch gerade sein Interesse geweckt hat. Es ist eine große Hürde vorhanden, wieder dort zurückzukehren. Entsprechend werden viele Deine Seite ganz verlassen und vielleicht nie mehr zurückkehren.
Wenn sich hingegen nur ein Pop-up öffnet, so bleibt das Angebot im Hintergrund weiter sichtbar. Schließt jemand die Terminvereinbarung, so kann er an der Stelle weiterlesen, an welcher er unterbrochen hat und sich weiter auf der Seite umsehen.
Inline-Einbettung
Eine weitere Möglichkeit ist es, das Buchungstool auf einer Deiner Seiten zu integrieren. Viele verwenden dazu eine eigene Unterseite. Du kannst es jedoch auch an passender Stelle, z.B. auf einer Angebotsseite oder auf Deiner Kontaktseite einbinden.
Du kannst es natürlich auch auf mehreren Seiten einbinden. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass es schnell aufdringlich wirkt, wenn es zu häufig eingebunden ist. Für den Fall sind Pop-ups oder Links zu externen Seiten geeigneter. Sie erscheinen nur, wenn jemand auf den entsprechenden Button oder Link klickt und sind somit weniger aufdringlich.
Sehr geeignet ist diese Art der Integration, wenn Du um die Buchung herum weitere Informationen sichtbar halten möchtest oder es sich besonders gut in eine Seite integrieren soll. Das Buchungstool verschmilzt mit Deiner Seite und die die Einbettung umgebenden Inhalte können es sehr harmonisch wirken lassen.
Achtung: Für diesen Fall ist es wichtig, dass sich die Einbettung Deines verwendeten Tools individuell anpassen lässt. Auf den allermeisten Websites von Coaches, die ich sehe, ist das nur mangelhaft umgesetzt und die Einbettung wirkt oft wie ein Fremdkörper mit völlig anderen Farben und Schriftarten.
Externe Buchungsseite
Die dritte Möglichkeit ist es, eine externe Buchungsseite zu verwenden, auf welche Du von Deiner Website verweist. Es ist vermutlich die am einfachsten zu implementierende Lösung.
Die externe Buchungsseite lässt sich überwiegend sehr einfach gestalten, indem Du aus Vorlagen auswählen und die Farben anpassen kannst. Der Vorteil dieser Einfachheit ist jedoch gleichzeitig ein Nachteil. Du kannst nämlich die Seite vorwiegend nicht bis ins Detail anpassen, sodass sie ideal zu Dir, ggf. Deinem Corporate Design und Deinem Angebot passt. Frage Dich einfach, wie wichtig es Dir ist, dass sich die Seite harmonisch in Dein Design einfügt und der Kunde sich beim Buchen mit Dir identifizieren kann. Spoiler: Es sollte Dir wichtig sein 🙂
Du solltest diese Möglichkeit meiner Ansicht nach nur benutzen, wenn Du die ersten beiden Optionen weder selbst auf Deiner Website implementieren kannst noch jemanden dafür beauftragen möchtest. Ansonsten ist die Integration direkt auf Deiner Website stets die bessere Option. Wie bereits bei der Beschreibung des Pop-ups erwähnt, solltest Du es stets vermeiden, dass Besucher Deine Seite verlassen. Mit Nutzung einer externen Buchungsseite platzierst Du aktiv eine Türe zum Verlassen auf Deiner Seite und hängst noch ein großes leuchtendes Schild darüber: „Bitte hier durchgehen – auf Wiedersehen!“
Falls Du diese Option trotz der damit verbundenen Probleme nutzen möchtest, ein abschließender Tipp: Bei den meisten Anbietern ist es möglich, die Kunden nach erfolgreicher Buchung zu einer von Dir zu definierenden Webseite weiterzuleiten. Nutze diese Möglichkeit, um zumindest diejenigen, die tatsächlich einen Termin gebucht haben, wieder auf Deine Seite zurückzuführen. Was bei der Gestaltung dieser Seite wichtig ist, erfährst Du im Abschnitt „Weiterleitung Nach Buchung“.
Konfiguration Deines Terminplanungstools
Hier ein paar häufige Fehler und unbeachtete Dinge in der Konfiguration, die Du beachten solltest.
Buchungszeitraum
Beschränke, wie weit im Voraus Deine Kunden einen Termin buchen können. Auch wenn Du selbst so weit planen kannst, kommt es sonst viel häufiger vor, dass Kunden sich an einen Termin nicht mehr erinnern oder sie auch das Bedürfnis danach nicht mehr spüren. Ein Zeitraum von 5 bis 10 Tagen hat sich für Coaching-Termine und Erstgespräche bewährt.
Stell Dir vor, jemand wurde gerade von Deinem Angebot auf Deiner Website überzeugt und er öffnet die Terminvereinbarung. Eine gewisse unbewusste Angst – die vor einem Ersttermin fast immer vorhanden ist – leitet den Kunden dazu, einen Termin erst in ein paar Wochen zu vereinbaren. Er kann sagen „Ja, ich habe einen Termin vereinbart, ich möchte mir wirklich Unterstützung holen.“ und gleichzeitig ist es noch nicht so greifbar und „unmittelbar bedrohlich“. Die Angst ist also noch ganz gering. Wenn der Termin nun näher rückt und der Entschluss zu Deinem Angebot nicht mehr so präsent ist, dann überwiegt häufig die Angst. Es wird gerechtfertigt, dass es jetzt gar nicht mehr so wichtig sei, etc. und der Termin wird nicht wahrgenommen oder abgesagt.
Das verhinderst Du, indem Du die Terminvereinbarung auf einen kürzeren Zeitraum beschränkst. Gleichzeitig vergessen Kunden kürzlich vereinbarte Termine auch deutlich weniger.
Du selbst bleibst dabei außerdem flexibler für Deine privaten oder weiteren Termine. Fälle, in welchen Deine Urlaubsplanung für kommende Monate oder das nächste Jahr von lang vereinbarten Terminen beschränkt wird, gibt es nicht mehr. Das kann sehr ärgerlich sein, vor allem, wenn dann die Termine kurzfristig abgesagt oder nicht wahrgenommen werden – ich spreche leider aus Erfahrung.
Weiterleitung nach Buchung
Jemand hat erfolgreich einen Termin gebucht. Häufig bleibt unklar, ob die Buchung funktioniert hat und was den Buchenden im Termin erwartet. Das ist schade – nutze die Gelegenheit!
Wie bei der Integrations-Option der externen Buchungsseite angesprochen, solltest Du die Möglichkeit nutzen, Deine Kunden nach Buchung auf eine von Dir dazu eingerichtete Seite weiterzuleiten – nicht nur, aber ganz besonders bei externen Buchungsseiten. Dort bedankst Du Dich für die Buchung und kannst ggf. weitere Informationen platzieren.
Bei der Gestaltung der Seite darfst Du Dir klarmachen, dass es dabei Kunden lesen, die sich bereits für Dich entschieden haben. Es geht jetzt nicht mehr darum, Interessenten von Dir und Deinem Angebot zu überzeugen. Gefragt ist nun, sie in ihrer Entscheidung zu bestärken, die Bindung zu stärken und sie auf den Termin vorzubereiten.
Wie Du das am besten machst, ist sehr individuell. Wenn ich für Kunden Websites erstelle, analysiere ich stets genau, was zu ihnen und ihrem Angebot passt. Mitunter mag ein kurzes Dankesvideo sehr geeignet sein, manchmal ist es wichtiger, kurz relevante Informationen über den Termin oder eine Vorbereitung darauf zu teilen.
Falls Du keine Weiterleitung einrichten möchtest (nicht zu empfehlen!), solltest Du zumindest eine Meldung anzeigen lassen, dass die Buchung erfolgreich war und eine entsprechende Bestätigungsmail verschicken.
Wichtig: Auf der Seite platzierte Hinweise solltest Du immer auch zusätzlich automatisch per E-Mail an die Kunden, die einen Termin vereinbart haben, senden. Gehe nicht davon aus, dass jeder Kunde sich die Seite durchliest. Viele werden nach der Terminvereinbarung die Seite schließen, ohne sich alles durchgelesen zu haben. Weitere Informationen zu solchen automatischen E-Mails folgen im nächsten Abschnitt.
Bestätigungs- und Erinnerungsmails
Bestätigungsmails können mit jedem mir bekannten Terminbuchungstool verschickt werden. Mitunter ist der darin enthaltene Standardtext jedoch sehr unschön und mitunter sogar verwirrend und unpassend. Wenn jemand einen persönlichen Termin mit Dir für ein Coaching vereinbart hat und eine Mail mit dem Text: „Deine Terminanfrage wurde an den zuständigen Mitarbeiter übermittelt.“ erhält, kann das verwirren. Eine ggf. kostenpflichtige Version eines Terminbuchungstools mit individualisierbaren Texten kann sich definitiv lohnen.
Wenn ich für meine Kunden Terminbuchungstools implementiere, richte ich eine knappe aber aussagekräftige Mail mit allen wichtigen Informationen ein. Die Devise lautet: Halte die Mail so kurz wie möglich (sonst werden sie sich viele gar nicht durchlesen) und so lang wie nötig.
Kurze Abschnitte mit Aufzählungen und Hervorhebungen z. B. durch Fettdruck wichtiger Begriffe wie Termindauer, ggf. nötige Vorbereitungen, etc. können die Übersichtlichkeit steigern. Vermeide langen zusammenhängenden Fließtext. Wenn Du unbedingt viele weitere Informationen hineinpacken möchtest, die nicht für jeden Kunden wichtig sind, kannst Du das mit etwas Abstand am Ende der Mail machen. Es sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, was wichtige Informationen sind und welcher Abschnitt zusätzliche Informationen beinhaltet, die ich nicht unbedingt gelesen werden muss.
Bei Terminbestätigungen – insbesondere für Zoom-Calls – richte ich es so ein, dass immer auch eine Kalendereinladung im .ical-Format für Google-Kalender, Outlook, macOS/iOS-Kalender Apps, etc. mit anhängt. Das hat folgende Vorteile:
- Terminkonflikte werden sofort angezeigt und es kann frühzeitig umgebucht werden
- Wenn der Kunde andere Termine im Nachgang vereinbart, steht der gebuchte Termin im Kalender und verhindert Doppelbuchungen
- Automatische Terminerinnerung werden (meist auf mehreren Geräten und auch am Smartphone) eingerichtet
- Der Zoom-Link ist zum Termin parat und muss nicht erst in (gelöschten) Mails gesucht werden
Zusätzlich zu Termin-Bestätigungsmails haben sich ein oder mehrere automatische Erinnerungsmails vor dem Termin bewährt. Es sollte dabei immer auch die Option vorhanden sein, den Termin zu verschieben. Es ist ärgerlich, wenn jemand zum vereinbarten Termin nicht erscheint – das kennst Du vielleicht. Mit Erinnerungsmails und der Möglichkeit der Terminverschiebung können solche Fälle deutlich verringert werden.
Welches Terminbuchungstool ist geeignet?
In diesem Blogartikel möchte ich auf wichtige Grundlagen eingehen und Dir helfen, häufige Probleme zu vermeiden. Artikel über den detaillierten Vergleich verschiedener Terminbuchungstools gibt es bereits genügend. Wichtig für das Lesen solcher Tests und Vergleichsartikel ist, dass Du Dir klar darüber bist, welche Aspekte für Dich wichtig sind. Deshalb möchte ich Dir nachfolgend Aspekte aufzählen, die es zu beachten gilt. Vor allem, das ist meine Kernkompetenz, wenn Du als Coach, Trainer, Mentor oder sonstiger Dienstleister tätig bist, sind das Punkte, die Du beachten solltest:
Kalendersychronisation
Nichts verursacht mehr Chaos in Deiner Terminplanung, als wenn Deine Termine nicht in einem Kalender automatisch synchronisiert werden. Achte darauf, dass sich Terminbuchungen automatisch mit Deinem Kalender synchronisieren lassen. Neue Buchungen findest Du dort jederzeit übersichtlich dargestellt und von Dir eingetragene Termine blockieren automatisch die Auswahl im Terminbuchungstool für den entsprechenden Zeitraum. Doppelbuchungen und Terminchaos sind in der modernen Zeit absolut vermeidbar.
Terminverschiebungsoption
Deine Kunden sollten nicht nur die Möglichkeit – über einen entsprechenden Link in der Bestätigungs- und ggf. den Erinnerungsmails – haben, einen Termin abzusagen, sondern auch zu verschieben. Vermeide es, dass Deine Kunden erneut aktiv einen Termin buchen müssen oder Du ihnen gar nachtelefonieren musst.
Personalisierbare Texte für automatische E-Mails
Wie bereits beschrieben, solltest Du die Möglichkeit haben, die Texte für automatische Bestätigungs- und Erinnerungsmails zu individualisieren. Meist ist dazu eine kostenpflichtige Version eines Terminbuchungstools, wie z.B. Calendly, nötig. Dieses Feature ist es meiner Ansicht nach absolut wert.
Zusätzliche Abfragefelder
Es kann sehr hilfreich sein, wenn Du neben Standardkriterien wie dem Namen oder der E-Mail-Adresse auch weitere Daten abfragen kannst. Es bieten sich zusätzliche Felder zur Angabe von Vorerfahrung oder bestimmten Erwartungen an, sodass Du Dich darauf vorbereiten kannst. Auch ein optionales Feld „Was ich wissen sollte“ oder „Was Du mir noch mitteilen möchtest“ wird gerne genutzt und gibt Dir vorab wertvolle Informationen.
Achte jedoch darauf, Dich auf möglichst wenige zusätzliche Felder zu beschränken. Wird zu viel abgefragt, kann es sonst dazu führen, dass der Eindruck einer gewissen Hürde entsteht. Die nötige „Anstrengung“ wird womöglich vermieden und der Kunde vereinbart keinen Termin. Halte ganz grundsätzlich den Buchungsprozess so einfach und intuitiv wie möglich, auch wenn Du noch so viele „tolle Ideen zur Verbesserung“ hast.
Meine Empfehlung
Meine persönliche Empfehlung, die ich selbst verwende, ist Calendly. Es ist aus meiner subjektiven Sicht das am meisten verwendete Tool unter Coaches und vielfach erprobt. Alle im Artikel angesprochenen Funktionalitäten sind in der Professional-Version enthalten. Es gibt auch eine kostenfreie Version, mit welcher Du eine Buchungsoption verwalten, allerdings beispielsweise die Texte von automatischen Mails nicht individualisieren kannst.
Ich erhalte keine Provision für die Empfehlung von Calendly und stehe auch sonst in keiner Beziehung zu Calendly, die über meine Rolle als Kunde hinausgeht.
Datenschutz und die DSGVO
Datenschutz ist bei Terminbuchungstools ein heikles Thema, mit dem Du Dich unbedingt auseinandersetzen solltest, wenn Du es selbst einbindest. Obwohl ich mich selbst intensiv mit der Thematik auseinandergesetzt habe, möchte ich es an dieser Stelle bei dem allgemeinen Hinweis belassen. Das hat vor allem den Grund, dass die Anforderungen je nach verwendetem Tool sehr unterschiedlich sind. Informiere Dich deshalb im Detail für Dein verwendetes Tool und bleibe auch auf dem Laufenden. Für Calendly ist (Stand 03.02.2023) die rechtliche Beurteilung nicht eindeutig und kann sich durch kommende Urteile verändern. Ich selbst gehe in solchen Fällen standardmäßig den sicheren Weg, außer Kunden wünschen sich explizit den Verzicht auf bestimmte datenschutzrechtliche Vorkehrungen, welche rechtlich noch nicht eindeutig durch entsprechende Urteile geklärt sind.
Persönliche Unterstützung
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